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ARTISAN, POURQUOI UNE ASSISTANCE ADMINISTRATIVE ?

En plus de son cœur de métier, l’artisan doit démarcher les nouveaux clients, répondre au téléphone et gérer tous les documents administratifs.

Alors, comment faire pour se libérer du temps et se consacrer d’avantage à son travail ?

Il est compliqué, voir impossible de déléguer les tâches afférentes à votre travail et à la clientèle. On peut par contre trouver des prestataires extérieurs pour son marketing, des services pour trouver des chantiers ou encore des prestataires pour la gestion administrative de son entreprise.

Concernant la gestion administrative, un service d’assistance administrative est une solution à envisager.

On peut penser à plusieurs solutions :

- L’embauche d’un assistant ou d’une secrétaire à mi-temps

- Appel à une assistante administrative à l’aide d’un freelance à domicile

- L’adhésion à un service de gestion administrative

INTÉRÊT DE L’ASSISTANTE ADMINISTRATIVE DANS LE BTP

Peut-être encore plus que dans les autres métiers, un service d’assistance administrative peut présenter un sacré intérêt pour l’artisan.

Ce type de service permet de se débarrasser de la paperasse comme la préparation et la transmission des documents au comptable, de la gestion des factures fournisseurs et des relances clients (entre autres).

Selon le service d’administration demandé, vous pouvez également déléguer les prises de rendez-vous.

Une assistante à distance présente un intérêt notamment pour les TPE et PME qui n’ont pas forcément le volume de travail, les moyens financiers et matériels d’avoir un service de secrétariat même à mi-temps.

L’assistante ou l’assistant peut travailler depuis son domicile, même si elle (ou il) peut se déplacer dans l’entreprise pour certaines démarches. Le tout se passe sur devis initialement sans contrainte d’engagement dans la durée puisqu’elle (ou il) n’a pas le statut de salarié, mais bien de prestataire de service.

LES AVANTAGES DU SERVICE D’ASSISTANCE

Pour l’artisan qui débute ou dont la taille de l’entreprise stagne dans les TPE-PME, les avantages sont multiples :

- Gain de temps : en effet, l’artisan qui se déleste de tout le côté administratif se libère du temps qu’il peut consacrer à ses chantiers et à la prospection de clients.

- Gain d’argent : les tarifs sont fixés par devis et librement accepté ou refusé par l’artisan qui ne supporte pas le poids d’un salarié à temps plein ou à mi-temps. Seul le temps effectivement travaillé est facturé. De plus, les missions confiées à la télésecrétaire peuvent être ponctuelles ou régulières. C’est un service « à la demande ».

- Gain de productivité : l’artisan peut consacrer 100 % de son énergie à son cœur de métier.

- Gain de frais de fonctionnement : pas besoin de bureau, d’ordinateur ou encore de tout le matériel nécessaire au secrétariat classique. Le prestataire dispose déjà de tout le matériel nécessaire et travaille de chez lui.

- La disponibilité et la réactivité : si l’artisan a une urgence, il peut demander à une télésecrétaire de traiter un dossier prioritairement ou de rédiger une lettre en soirée. Bien entendu, les honoraires seront majorés, mais le délai sera respecté.

INCONVÉNIENTS D’UN PRESTATAIRE POUR L’ASSISTANCE ADMINISTRATIVE

Comme tout service, celui-ci possède aussi ses inconvénients qui peuvent être plus ou moins un frein pour l’artisan. Cela dépend de son mode de fonctionnement, comme :

- La confiance : difficile de faire confiance à une personne que l’on ne voit pas et que l’on contacte presque uniquement par téléphone ou mail. Pour autant, le devis signé est un engagement qui porte ses fruits et ses obligations envers les deux parties et donc devrait gommer ce désavantage.

- La confidentialité : Ce frein aussi peut être effacé efficacement par la signature d’un contrat de confidentialité. Pour autant, la télésecrétaire possède elle-même une charte qui doit lui permettre de vous assurer sa discrétion.

- La distance : la télésecrétaire du fait qu’elle soit éloignée géographiquement ne tisse pas les mêmes liens avec l’artisan qu’une secrétaire présente dans le bureau qu’il lui a alloué. Pour autant, la relation, même virtuelle, peut très vite se renforcer au fur et à mesure que la mission dure ou que vous soyez un client régulier.

LES TÂCHES DE L’ASSISTANTE

Concrètement, qu’est-ce qu’un service d’assistance administrative peut faire pour vous ? En effet, le secrétariat est très vaste et l’adaptation à distance des services peut aller plus loin que vous ne le croyez.

Ainsi, toute la partie administrative classique est généralement proposée dans les services de la télésecrétaire, comme :

> La rédaction des courriers et lettres

> La rédaction des devis et relances

> La gestion des paiements fournisseurs et clients

> La rédaction et l’envoi des factures

> La préparation des documents comptables et leurs transmissions aux échéances

> La tenue du standard téléphonique

Mais, selon les compétences de l’assistante administrative, ces services de base peuvent être complétés par :

> La gestion du personnel si l’artisan en a

> La gestion du planning de chantier

> L’établissement des tableaux de bord de l’artisan

> La réalisation de flyer, publipostage promotionnel

> Le mailing client

> La tenue de la comptabilité (saisie).